官公庁のホームページや組織規程、会社の職務分掌表などを見ていると、
「○○課の所掌事務」
「各部の所掌事務」
「所掌事務に関する事項」
といった表現を目にすることがあります。
しかし、「所掌事務」は日常会話ではほとんど使わないため、
- 「所掌事務」とは簡単にいうと何？
- 読み方は「しょしょうじむ」で合っている？
- 「所管事務」と何が違う？
- 「分掌事務」との違いは？
- 「担当業務」と同じ意味？
- 官公庁だけで使う言葉なの？
- 「所掌」と「事務」はそれぞれどういう意味？
など、疑問に思うことも多いでしょう。
結論からいうと、「所掌事務」とは、法令・条例・規則・組織内の規程などによって、その機関・部署・役職が担当すると定められている事務のことです。
簡単に言い換えれば、「その組織が受け持つと正式に決められている仕事」です。
この記事では、「所掌事務」の意味と読み方をわかりやすく整理したうえで、「所管事務・分掌事務・担当業務」との違い、官公庁・会社での使われ方、「所掌事務に関すること」という規程上の表現まで具体例を交えて詳しく解説します。
- 結論｜「所掌事務」とはその組織が受け持つと定められた仕事
- 「所掌事務」の意味を言葉ごとに分けて考える
- 「所掌事務」は官公庁でよく使われる
- 「所掌事務」の具体例
- 「所掌事務」と「所管事務」の違い
- 「所掌事務」と「分掌事務」の違い
- 「所掌事務」と「担当業務」の違い
- 「所掌事務」と「職務」の違い
- 「所掌事務」と「事務分掌」の違い
- 「所掌事務」と「所掌範囲」の違い
- 「所掌事務に関すること」とは？
- 「所掌事務をつかさどる」とは？
- 「所掌事務を分掌する」とは？
- 「所掌事務」は会社でも使う？
- 所掌事務を明確にする理由
- 所掌事務から外れる仕事はどうなる？
- 「所掌事務」の調べ方
- 「所掌事務」と権限は同じ？
- 「所掌事務」と責任は同じ？
- 所掌事務が複数部署に関係する場合は？
- 「所掌事務」を使った例文
- 「所掌事務」の言い換え
- 「所掌事務」に関するよくある質問
- まとめ｜所掌事務は「その組織が正式に受け持つ仕事」
- 参考リンク・出典
結論｜「所掌事務」とはその組織が受け持つと定められた仕事
「所掌事務」は、
「しょしょうじむ」
と読みます。
簡単にいうと、
その機関・部署・役職などが受け持つものとして定められている事務
です。
たとえば、市役所に、
- 総務課
- 税務課
- 福祉課
- 農政課
があるとします。
そして組織規則で、税務課について、
- 市民税に関すること
- 固定資産税に関すること
- 税証明に関すること
- 市税の徴収に関すること
などが定められていれば、これらが税務課の「所掌事務」です。
つまり、
「この課は何をする課なのか」を正式に示した仕事の範囲
と考えるとわかりやすいでしょう。
| 言葉 | 簡単な意味 | ポイント |
|---|---|---|
| 所掌事務 | その機関・部署が受け持つと定められた事務 | 法令・条例・規則・規程との関係が強い |
| 所管事務 | 責任・権限を持って管理する事務 | 管理する範囲を意識 |
| 分掌事務 | 組織内部で分けて担当する事務 | 仕事の配分を意識 |
| 担当業務 | 実際に受け持っている仕事 | 日常的で幅広い表現 |
「所掌事務」の意味を言葉ごとに分けて考える
「所掌事務」は、「所掌」と「事務」に分けると意味を理解しやすくなります。
「所掌」とは？
「所掌」は「しょしょう」と読みます。
辞書では、現代では主に、法令などによって、ある事務が特定の行政機関の職務に属すると定められていることという意味で説明されています。
つまり、単に、
「今たまたまこの人がやっている」
という仕事ではなく、
「制度上、この組織が受け持つ仕事である」
というニュアンスがあります。
「所掌」そのものについて詳しく知りたい場合は、「所掌」とは？意味・読み方・「所管・担当・管轄・分掌」との違いも参考にしてください。
「事務」とは？
「事務」というと、パソコン入力・書類整理・電話対応などの「事務職」をイメージする人もいるでしょう。
しかし、「所掌事務」の「事務」は、それより広い意味です。
ここでの「事務」は、
組織が取り扱う仕事・職務・事項
と考えるのが適切です。
したがって、所掌事務には、
- 企画
- 許認可
- 調査
- 指導
- 予算
- 契約
- 施設管理
- 制度運営
なども含まれます。
「机に座って行う事務作業だけ」という意味ではありません。
「所掌事務」は官公庁でよく使われる
「所掌事務」は、特に国・地方公共団体などの行政組織でよく使われます。
行政機関は、法律・政令・条例・規則などによって、どの機関がどの仕事を担うのかが定められています。
そのため、行政機関の設置に関する法令を見ると、
「○○は、次に掲げる事務をつかさどる」
「○○の所掌事務」
「その所掌事務の一部を分掌させるため」
といった表現が使われます。
行政では、誰が何を担当するのかを明確にしておく必要があるため、「所掌」という言葉が重要になります。
「所掌事務」の具体例
架空の市役所を例に考えてみましょう。
総務課の所掌事務
- 文書管理に関すること
- 条例・規則に関すること
- 情報公開に関すること
- 庁舎管理に関すること
人事課の所掌事務
- 職員の採用に関すること
- 職員の人事異動に関すること
- 職員研修に関すること
- 給与に関すること
農政課の所掌事務
- 農業振興に関すること
- 農業者支援に関すること
- 農地に関すること
- 農業施設に関すること
このように、「所掌事務」を見ると、その部署が何のために存在し、何を担当しているのかがわかります。
「所掌事務」と「所管事務」の違い
「所掌事務」と特に混同しやすいのが「所管事務」です。
両者は非常に近い意味で使われることがありますが、言葉の重点に違いがあります。
所掌事務＝その機関の職務として定められている事務
所管事務＝その機関が責任・権限を持って管理している事務
と整理するとわかりやすいでしょう。
| 比較 | 所掌事務 | 所管事務 |
|---|---|---|
| 中心となる意味 | 職務として属している事務 | 責任・権限を持って管理する事務 |
| 重点 | 職務の帰属 | 管理・管轄 |
| よく使われる場面 | 法令・組織規則 | 行政・組織管理 |
ただし、実際の行政文書では両者の意味が非常に近くなることもあります。
組織ごとに用語の使い方が異なる可能性もあるため、実務ではその法令・規程で使用されている言葉を優先するのが安全です。
「所管」と「所掌」自体の違いについては、「所管」と「所掌」の違いで詳しく解説しています。
「所掌事務」と「分掌事務」の違い
「分掌事務」も行政組織や会社の規程でよく使われます。
「分掌」とは、仕事を分けて受け持つことです。
したがって、
分掌事務＝組織内で分けて担当する事務
という意味になります。
たとえば、ある部全体に10種類の仕事があるとします。
それを、
- A課：1〜3
- B課：4〜7
- C課：8〜10
というように課ごとに分ければ、それぞれの課に割り振られた仕事を「分掌事務」と呼ぶことがあります。
つまり、
所掌＝どの仕事がその組織に属するか
分掌＝その仕事を内部でどう分けるか
という違いを意識すると理解しやすくなります。
「所掌事務」と「担当業務」の違い
「担当業務」は、「所掌事務」より日常的で幅広い表現です。
会社で、
「あなたの担当業務は何ですか？」
と聞かれた場合、
- 品質検査
- 顧客対応
- 見積書作成
- 発注処理
など、自分が実際に担当している仕事を答えるでしょう。
これが「担当業務」です。
一方、「所掌事務」は、単に現在の担当者が行っている仕事ではなく、組織・部署の職務として制度上割り当てられている事務という意味が強くなります。
| 所掌事務 | 担当業務 | |
|---|---|---|
| 対象 | 機関・部署・役職など | 部署・担当者など幅広い |
| 正式性 | 高い | 幅広い |
| 規程との関係 | 強い | 必須ではない |
| 日常会話 | 少ない | 多い |
「所掌事務」と「職務」の違い
「職務」は、その職にある人が行うべき仕事です。
たとえば、
「管理職の職務」
「監査役の職務」
などと使います。
これに対し、「所掌事務」は、特に行政機関や組織の部署について、どの事務がその組織に属しているかを示す場合によく使われます。
簡単に整理すると、
職務＝その職・役職が行う仕事
所掌事務＝その機関・部署に割り当てられた事務
という違いがあります。
「所掌事務」と「事務分掌」の違い
「事務分掌」という言葉もあります。
事務分掌とは、組織が行う事務を、部署・担当者などに分けて割り当てることです。
たとえば会社で、
営業部・総務部・経理部・品質保証部などについて、
「それぞれが何を担当するのか」
を整理したものを「事務分掌規程」などと呼ぶことがあります。
つまり、
事務分掌＝仕事を分ける仕組み・割り当て
所掌事務＝その結果、各組織が受け持つことになった仕事
と考えることもできます。
「所掌事務」と「所掌範囲」の違い
「所掌範囲」は、その機関・部署などが担当する範囲です。
一方、「所掌事務」は、その範囲に含まれる具体的な事務を表します。
たとえば、
「人事に関する業務」
という大きな範囲が所掌範囲なら、その中に、
- 採用
- 異動
- 昇任
- 研修
- 人事評価
などの具体的な所掌事務が含まれると考えることができます。
詳しくは、「所掌範囲」とは？「所管範囲・担当範囲」との違いも参考にしてください。
「所掌事務に関すること」とは？
官公庁の規則などでは、
「○○に関すること」
という表現が多数並んでいます。
たとえば、
- 職員の人事に関すること。
- 予算に関すること。
- 文書管理に関すること。
- その他当課の所掌事務に関すること。
といった書き方です。
最後の、
「その他当課の所掌事務に関すること」
という表現は、前に具体的に列挙された事項だけでは拾いきれない、当該部署の担当分野に属する事務を含めるために置かれることがあります。
ただし、この表現があるからといって、その部署が無制限に何でも担当するわけではありません。
あくまで組織の設置目的・規則・権限の範囲で解釈されます。
「所掌事務をつかさどる」とは？
法令では、
「○○は、次に掲げる事務をつかさどる」
という表現もよく使われます。
「つかさどる」は、担当する・管理する・職務として扱うという意味です。
したがって、
「○○課がその事務をつかさどる」
とは、
その事務が○○課の正式な職務として割り当てられている
という意味になります。
「所掌事務を分掌する」とは？
行政法令では、
「所掌事務の一部を分掌させる」
という表現も見られます。
これは、ある機関が担当する事務の一部を、別の内部組織などに分けて担当させるという意味です。
たとえば、国の機関が非常に多くの事務を担当している場合、その全部を本庁だけで処理するのは現実的ではありません。
そこで、地方の機関などに一部を分けて担当させる場合があります。
このように、
所掌＝どの事務がその機関に属するか
分掌＝その事務をさらに分けて受け持つ
という関係になります。
「所掌事務」は会社でも使う？
「所掌事務」は行政機関で特によく使われますが、民間企業でも使えます。
特に、
- 組織規程
- 職務分掌規程
- 権限規程
- 業務分担表
など、組織内の役割を正式に定める文書で使われることがあります。
ただし民間企業では、
- 担当業務
- 業務範囲
- 職務内容
- 職掌
- 職務分掌
などの表現の方が一般的な場合もあります。
会社内の規程で「所掌事務」という言葉が使われているなら、その会社で定められた意味・範囲を優先して確認しましょう。
所掌事務を明確にする理由
組織が大きくなるほど、誰が何を担当するのかを明確にすることが重要になります。
所掌事務が曖昧だと、
- 同じ仕事を複数部署が重複して行う
- 誰も担当しない仕事が生まれる
- 問い合わせ先がわからない
- 部署間で責任の押し付け合いになる
- 決裁ルートが不明確になる
といった問題が起こる可能性があります。
そのため、法令や組織規程などで所掌事務を整理し、
「この仕事はどの機関・部署が担当するのか」
を明確にしているのです。
所掌事務から外れる仕事はどうなる？
ある部署の所掌事務に含まれない仕事を、一般に「所掌外」と表現することがあります。
たとえば、契約業務を担当していない部署へ契約制度について問い合わせた場合、
「当課の所掌外ですので、契約担当課へお問い合わせください」
と案内されることがあります。
ただし、実際に所掌外かどうかは、単に担当者の感覚で決まるものではありません。
法令・条例・規則・職務分掌規程などを確認して判断する必要があります。
「所掌事務」の調べ方
官公庁や自治体で、どの部署が何を担当しているのか知りたい場合は、次の資料を確認するとよいでしょう。
1．組織規則
自治体では「○○市組織規則」「○○県行政組織規則」などに各課の事務が記載されていることがあります。
2．設置法・設置条例
国の行政機関などでは、設置法などによって機関の任務・所掌事務が定められています。
3．事務分掌規程
組織内部の細かな役割分担を確認できます。
4．組織案内
官公庁の公式サイトには、各部署の「主な業務」「担当業務」などが掲載されている場合があります。
実際の問い合わせ先を探したいだけなら、法令全文を読むより、公式サイトの組織案内から確認した方が早い場合もあります。
「所掌事務」と権限は同じ？
所掌事務と権限は関係しますが、完全に同じ意味ではありません。
「所掌事務」は、何を担当するのかという仕事の範囲を表します。
一方、「権限」は、その仕事について、
- 決定する
- 許可する
- 命令する
- 承認する
など、どこまで行うことができるかという力・資格を表します。
ある課が事務を担当していても、最終決裁権は課長ではなく部長や首長にある場合があります。
したがって、
所掌事務がある＝すべてを最終決定できる
という意味ではありません。
「所掌事務」と責任は同じ？
所掌事務を持つ部署には、その仕事を適切に処理する責任があります。
ただし、組織上の責任、決裁責任、法的責任などは別に定められている場合があります。
そのため、
「この部署の所掌事務だから、この部署だけがすべての責任を負う」
と単純に判断することはできません。
実務では、職務分掌と併せて決裁規程・権限規程などを確認することが重要です。
所掌事務が複数部署に関係する場合は？
現実の仕事では、一つの案件が複数部署に関係することがあります。
たとえば、新しいシステムを導入する場合、
- 情報システム部：システム仕様
- 総務部：契約
- 経理部：予算
- 利用部署：業務要件
など、それぞれ異なる所掌があります。
この場合、すべてを一部署の所掌事務と考えるのではなく、論点ごとに担当部署を分けることになります。
そのうえで、主管部署・事務局などを設けて全体を取りまとめる場合もあります。
「所掌事務」を使った例文
行政
「各課の所掌事務については、組織規則に定められています。」
「本件は当課の所掌事務ではありません。」
「新制度の導入に伴い、各部署の所掌事務を見直します。」
組織規程
「総務課の所掌事務は次のとおりとする。」
「課長は、所属職員を指揮監督し、所掌事務を処理する。」
社内
「組織改編に合わせて各部の所掌事務を整理しました。」
「どの部署の所掌事務に該当するか確認してください。」
問い合わせ
「本件を所掌する部署をご案内いただけますでしょうか。」
「この業務はどちらの課の所掌でしょうか。」
「所掌事務」の言い換え
文章の目的によっては、次のような表現に言い換えられます。
| 言い換え | 向いている場面 |
|---|---|
| 担当業務 | 一般的な社内文書・会話 |
| 担当事務 | やや正式な文書 |
| 職務 | 役職・職員の仕事 |
| 業務範囲 | 企業・プロジェクト |
| 職務範囲 | 職種・役割 |
| 分掌事務 | 組織内部での仕事の割り当て |
ただし、法令や規程で「所掌事務」と書かれている場合は、正式な意味を持っていることがあります。
そのため、公式文書を書き換える場合は安易に「担当業務」などへ置き換えない方が安全です。
「所掌事務」に関するよくある質問
Q1．「所掌事務」とは簡単にいうと何ですか？
その機関・部署などが受け持つと正式に定められている仕事のことです。
Q2．「所掌事務」の読み方は？
「しょしょうじむ」と読みます。
Q3．「所掌」とはどういう意味ですか？
主に行政機関について、ある事務がその機関の職務に属すると法令などで定められていることです。
Q4．「所掌事務」と「所管事務」は同じですか？
非常に近い意味で使われることがありますが、「所掌」は職務として属すること、「所管」は責任・権限を持って管理することに重点があります。
Q5．「所掌事務」と「分掌事務」の違いは？
「所掌事務」はその組織に属する事務、「分掌事務」はその事務を組織内部で分けて受け持つものと考えるとわかりやすいでしょう。
Q6．「所掌事務」と「担当業務」の違いは？
「担当業務」は実際に担当している仕事を広く表します。
「所掌事務」は、法令・規則・組織規程などによって正式に担当すると定められている仕事という意味が強い言葉です。
Q7．「所掌事務」は公務員だけが使う言葉ですか？
いいえ。民間企業の組織規程などで使われる場合もあります。
ただし、特に行政分野でよく使われる言葉です。
Q8．「所掌事務」と「事務分掌」は何が違いますか？
「事務分掌」は仕事を各部署などへ分けて割り当てること、「所掌事務」はその結果として各組織が受け持つ事務という関係で理解できます。
Q9．所掌事務に含まれていれば、その部署に最終決定権がありますか？
必ずしもありません。
事務を担当する部署と、最終的な決裁権を持つ人・機関が別である場合があります。
Q10．所掌事務にない仕事を担当することはありますか？
実際の業務では関連事務を補助する場合などもありますが、正式な責任範囲は組織規程などを確認する必要があります。
Q11．「本件は当課の所掌ではない」とはどういう意味ですか？
「この件は、この課が正式に担当する仕事の範囲ではない」という意味です。
Q12．どの部署の所掌事務かわからない場合は？
官公庁なら組織規則・組織案内、会社なら職務分掌規程・業務分担表などを確認するとよいでしょう。
まとめ｜所掌事務は「その組織が正式に受け持つ仕事」
「所掌事務」とは、法令・条例・規則・組織内の規程などによって、その機関・部署などが受け持つものとして定められている事務です。
ポイントをまとめると、
- 「所掌事務」は「しょしょうじむ」と読む
- 簡単にいうと「その組織が正式に受け持つ仕事」
- 特に国・自治体などの行政組織でよく使われる
- 「事務」は書類仕事だけでなく、組織が取り扱う仕事全般を意味する
- 「所管事務」は責任・権限を持って管理する事務というニュアンスが強い
- 「分掌事務」は組織内部で分けて担当する事務
- 「担当業務」は日常的で、より幅広い表現
- 「事務分掌」は仕事を部署ごとに割り当てること
- 所掌事務があるからといって、必ず最終決裁権があるわけではない
- 具体的な範囲を確認するときは、法令・組織規則・職務分掌規程などを見る
と整理できます。
「所掌事務」と聞くと難しく感じますが、まずは「この組織は何を担当すると正式に決められているのか」を表す言葉だと考えると理解しやすくなります。
「所管事務」「分掌事務」「担当業務」と迷った場合は、単なる現在の担当を表しているのか、それとも法令・規程などによって組織の職務として定められているのかを確認すると使い分けやすいでしょう。
