「受領書」とは？意味・書き方をわかりやすく解説｜領収書・納品書との違い、テンプレートと収入印紙の要否

取引先から商品を受け取ったとき、「受領書を発行してください」と頼まれて、何を書けばよいのか迷った経験はないでしょうか。

受領書は、誰が・いつ・何を・どれだけ受け取ったのかを記録するための書類です。しかし、「領収書との違いは？」「受領書と納品書は両方必要？」「印鑑や収入印紙は必要？」など、実務上の疑問も多くあります。

この記事では、受領書の意味と読み方、発行する人、領収書・納品書・検収書との違い、書き方、コピペで使えるテンプレートと記入例、電子化や収入印紙の注意点まで詳しく解説します。

結論：「受領書」とは、物品などを受け取った事実を証明する書類

受領書（じゅりょうしょ）とは、商品・資料・備品などを受け取った側が、受け取った事実を相手に示すための書類です。取引先へ納品した商品が確かに届いたことを残す目的などで使われます。

ポイント	受領書の基本
主な目的	物品や書類などの受け取りの記録・証明
一般的な作成者	受け取った側（発注者・購入者など）
発行・交付先	納品した側（販売者・取引先など）
記載内容	受領日、相手先、品名、数量、受領者、必要に応じて備考など
領収書との違い	物品の受領を示すのか、金銭の受領を示すのかが主な違い
収入印紙	物品を受け取った事実だけを示す書類なら通常は不要。金銭の受取書に当たる場合は別途判断

まず覚えたいのは、「受け取った」ことと「品質を確認して合格と判断した」こと、さらに「代金を支払った」ことは別だという点です。

一般的な言葉としての「受領」の意味や「受理・拝受」との違いを確認したい場合は、「受領」とは？意味・使い方・敬語を解説した記事も参考にしてください。

「受領書」の意味と役割を詳しく解説

受領書の読み方は「じゅりょうしょ」

「受領」は「受け取ること」を表す言葉で、一般的なビジネス用語としては「じゅりょう」と読みます。「受領書」は「じゅりょうしょ」です。「受領証（じゅりょうしょう）」や「受取書（うけとりしょ）」などの名称で同じような役割の書類が使われる場合もあります。

受領書は何のために発行する？

受領書は、納品・引き渡しの事実を後から確認するために役立ちます。たとえば10台の備品を取引先に納品した場合、「何月何日に10台渡したか」を両者で確認できれば、後から数量や到着日について認識が食い違うのを防ぎやすくなります。

• 納品日・受領日を確認する
• 商品名や数量を納品書・注文書と照合する
• 誰が受け取ったかを明確にする
• 不足・破損・未検品などの特記事項を残す
• 納品に関する問い合わせや後日の確認に備える

ただし、受領書が存在するだけで、品質検査の合格や代金決済まで証明できるとは限りません。書類に何を証明するのかが明記されているか、契約でどのように扱うかが大切です。

「物品受領書」と「金銭受領書」は区別する

通常の納品取引でいう受領書は、物品の受け取りを示すものです。一方、「金銭受領書」「預り証」などの名称で、現金などを受け取った事実を証明する書類もあります。

両者は名称に「受領」が含まれていても、証明する対象が異なり、収入印紙の扱いも変わり得ます。本記事のテンプレートは、原則として物品の受領を証明する用途を想定しています。

【比較表】受領書・領収書・納品書・検収書・受領証の違い

よく似た書類ですが、誰が作成し、何を証明するのかで区別できます。

書類	主に作成する側	主に示す内容	使う場面の例
受領書（物品）	受け取った側	物品を受け取った事実	注文した備品を受け取った
領収書	金銭を受け取った側	代金などを受け取った事実	購入代金の支払いを受けた
納品書	納品する側	何を何点納めたかという明細	商品の発送・納品に添える
検収書	検査・確認する側	仕様・数量・品質等を確認した結果	検査を終えて合格を確認した
受領証	受け取った側など	受け取りの事実	書類・荷物などを受け取った
請求書	代金を請求する側	請求する金額・内容・期限など	納品後に代金の支払いを求める

※これは一般的な取引の整理です。会社の書式や契約条件によって、発行者・名称・書類の兼用方法が異なる場合があります。

「受領書」と「領収書」の違い

もっとも重要なのは、受領書（物品）は「品物が届いた」、領収書は「お金を受け取った」ことを示すという違いです。

例として、会社がパソコンを購入し、10月26日に届いたものの代金は翌月払いだったとします。この場合、10月26日に受領書を作成しても、それだけで代金の支払いが完了したことにはなりません。

逆に、前払いで代金を支払い、後日商品が届く取引もあります。領収書と物品受領書はそれぞれ別の事実を証明するため、どちらか一方で常に代用できるものではありません。

「受領書」と「納品書」の違い

納品書は一般に売り手が作成し、「この商品をこの数量で納めました」という明細を示します。受領書は受け取った側が作成し、「この商品をこの数量で受け取りました」と示します。

納品書の控えに受取人が日付・署名を記入し、受領書の代わりにする運用もあります。ただし、その署名が単なる荷受け確認なのか、検収完了の証明も兼ねるのかは明確にしておきましょう。

「受領書」と「検収書」の違い

検収とは、納品された物品や成果物が注文内容・仕様などに合っているかを確認することです。したがって、受領書は荷物の受け取り、検収書は検査・確認の結果という役割の違いがあります。

段ボールを開けずに受け取っただけなら、数量・品質の検査が済んだとは限りません。検品前に受領書を発行するときは、必要に応じて「外装のみ確認、内容物は未検品」などと明記すると誤解を減らせます。

「受領書」と「受領証」の違いは？

いずれも受け取りの事実を示す名称として使われますが、「受領書」と「受領証」を全国一律の形式や効力で区分する共通ルールがあるわけではありません。大切なのは名称よりも、誰が何をいつ受け取ったと記録されているかです。

受領書は誰が、いつ、どのように発行する？

基本は受け取った側が作成する

会社間の納品であれば、商品を受け取った会社の担当者が受領書に記入し、納品元へ返送・交付する形が一般的です。一方、納品する会社が書式を用意し、受け取る担当者に署名してもらう形もあります。

たとえば「売り手が書類を用意し、買い手が受領日と受領者名を記入する」場合、印刷用紙を用意したのは売り手でも、受領を確認するのは買い手側です。作成の手間と受領確認の主体を混同しないようにしましょう。

発行するタイミングはいつ？

通常は商品を実際に受け取ったとき、または受領内容を確認した後です。納品と同時に署名する場合もあれば、社内確認後にメールで送る場合もあります。

「受領した当日でなければ無効」「翌日までに発行しなければ違法」といった一律の期限があるわけではありません。ただし、契約や取引先の指定する提出期限がある場合はそれを優先します。

受領から受領書の送付までの流れ

1. 現物を受け取る：荷物の外装・個数など、その場で確認できる点を見る。
2. 注文書・納品書と照合する：品名、型番、数量、納品日、伝票番号を確認する。
3. 不備を記録する：不足、破損、未開封、未検査の事情があれば、実際の状態を備考に記す。
4. 受領書を作る：受領日、品名・数量、会社名、受領担当者などを記入する。
5. 納品元に渡す：紙、PDF、メール、取引システムなど指定の方法で送付し、双方で履歴を残す。

重要なのは、確認できていない数量や品質を「問題なし」と記載しないことです。

受領書の書き方：記載したい項目と注意点

物品受領書に全国共通の決まった書式があるわけではありません。取引先の指定や社内ルールがなければ、次の項目を押さえると実用的です。

項目	記載例	記入時のポイント
書類名	物品受領書／受領書	証明する対象が分かる名前にする
発行日	2026年10月27日	書類を作成した日。受領日とは別でもよい
宛先	株式会社青空商事 御中	納品元の正式名称を記載する
受領した日	2026年10月26日	実際に受け取った日を記す
品名・型番	USBキーボード K-100	注文書・納品書と照合しやすい表記にする
数量・単位	10台	「10」だけでなく台・箱・本などの単位を示す
受領者	株式会社若葉工業 資材課 山田	会社・部署・担当者を特定できるようにする
関連番号	納品書No. A-1026	注文書番号・伝票番号があると照合しやすい
備考	内容物は未検品	受領時点の状態や不一致を具体的に残す

※上記の会社名・商品名・番号は説明のための架空の例です。記載項目は取引の内容に合わせて調整してください。

日付は「受領日」と「発行日」を分ける

たとえば10月26日に商品を受け取り、10月27日に受領書を作成した場合、受領日は10月26日、発行日は10月27日です。同じ日付にするために受領日を後からずらす必要はありません。

数量が不足していたら事実を記載する

注文が10台でも届いたのが9台なら、実際に受け取った数量は9台です。「注文数10台／受領数9台／不足1台」のように分けて記載すると明確です。不足分を受け取っていないのに「10台受領」と書くのは避けましょう。

金額・単価は必須？

物品の受け取りを証明するだけなら、価格よりも品名と数量が重要な場合があります。単価・金額の記載が必要かは、指定されたフォーマットや管理目的によります。金額を記載する際も、商品代金を「支払い済み」と証明する文言を安易に付け足さないよう注意してください。

【コピペ可】受領書の無料テンプレート・ひな形

以下は、WordやExcel、社内文書にコピーして必要事項を書き換えられる物品受領書のサンプルです。商品受領の記録用として利用し、実際の取引で必要な項目を追加してください。

テンプレート1：個人・小規模取引にも使えるシンプル版

受領書

【宛先・納品元】御中

下記の物品を受領したことを確認します。

受領日：【　　年　月　日】
品名：【　　　　　　　　　　　　】
型番・品番：【　　　　　　　　　】
受領数量：【　　　　】個・台・箱

備考：【　　　　　　　　　　　　】

受領者名：【　　　　　　　　　　】
会社・部署名：【　　　　　　　　】
連絡先：【　　　　　　　　　　　】

発行日：【　　年　月　日】

宛先が会社なら「御中」、個人の担当者を名指しする場合は「様」を使用し、「御中」と「様」を重ねないようにします。数量の単位は実際の物品に合わせてください。

テンプレート2：法人取引向け・複数品目対応版

物品受領書

発行日：【　　年　月　日】
受領書No.：【　　　　　　】

【納品元の正式会社名】御中

下記の物品を受領しましたので、ここに確認します。

受領日：【　　年　月　日】
注文番号：【　　　　　　】
納品書番号：【　　　　　】
納品場所：【　　　　　　】

品名・型番　　　　受領数量　　単位
【　　　　　　　】【　　　】【　　】
【　　　　　　　】【　　　】【　　】
【　　　　　　　】【　　　】【　　】

受領時の状況：
□ 外装・荷姿を確認　□ 数量を確認
□ 内容物は未検品　　□ 不足・破損などあり

特記事項：
【　　　　　　　　　　　　　　　　】

受領会社名：【　　　　　　　　　　】
部署名：【　　　　　　　　　　　　】
担当者名：【　　　　　　　　　　　】
連絡先：【　　　　　　　　　　　　】
署名・押印欄：【必要に応じて設置】

※チェック欄は実際に行った確認だけに印を付けてください。文言は各社の契約・社内規程に合わせて調整します。

テンプレート3：すぐ使える受領確認メール

件名：納品物受領のご連絡（注文番号：XXXX）

株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。
株式会社□□の◇◇です。

本日、下記の物品を受領いたしました。

・品名：〇〇
・数量：〇台
・受領日：〇月〇日
・納品書番号：XXXX

取り急ぎ、受領のご連絡を申し上げます。
なお、内容物の検品はこれから実施いたします。
確認後、不明点がある場合はご連絡いたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

メール文では、まだ中身を調べていないのに「すべて問題ありません」と書かないことがポイントです。「ご査収」と「ご確認」のニュアンスが気になる場合は、「ご確認」と「ご査収」の違いも参考になります。

受領書の完成見本：実際の記入例

以下は、10台の備品を注文どおり受け取った場合の記入済みサンプルです。会社名や商品は架空です。

物品受領書（記入例）
発行日	2026年10月27日
宛先	株式会社青空商事 御中
受領日	2026年10月26日
納品書番号	A-1026
受領品名	USBキーボード K-100
受領数量	10台
備考	外装および箱数を確認。動作確認は未実施。
受領者	株式会社若葉工業 資材課 山田太郎

「10台受け取った」という受領の事実と、「動作確認はこれから」という未検査の状態を区別している点に注目してください。受領書に書かれていない品質保証まで約束したことにならないよう、明確に記載することが実務上のポイントです。

受領書の収入印紙は必要？5万円の基準と判断例

「受領書には収入印紙を貼る必要がありますか？」という疑問には、受領書という書類名だけでは判断できないと答えるのが正確です。

国税庁は、課税文書かどうかを文書の名称ではなく、記載された内容と作成目的によって判断すると説明しています。商品を受け取ったことを記録するだけなのか、金銭の受け取りを証明するのかが重要です。

物品の受領を示すだけなら、通常は収入印紙は不要

たとえば「USBキーボードを10台受領しました」と記載するだけの物品受領書は、通常、金銭または有価証券の受取書（印紙税法上の第17号文書）には該当しません。したがって、物品を受け取るだけの一般的な受領書について、金額が5万円を超えたから必ず印紙を貼るという扱いにはなりません。

ただし、受領書の中に別の課税事項が記載されている場合は、その内容に基づいて個別に判断します。

金銭を受け取ったことを証明する受領書は別扱い

一方、「商品代金として10万円を受領しました」という金銭の受取事実を証明する紙の書類は、名称が「受領書」でも第17号文書に当たることがあります。

一般的な営業上の売上代金に係る受取書について、主な税額は次のとおりです。

記載された受取金額	印紙税額
5万円未満	非課税
5万円以上100万円以下	200円
100万円超200万円以下	400円
200万円超300万円以下	600円
300万円超500万円以下	1,000円

売上代金以外の金銭の受取書は別の税額体系になり、営業に関しない受取書は非課税となることがあります。さらに、消費税額等が適切に区分記載されている場合は、印紙税の記載金額からその額を除ける場合があります。上の表をすべての受領書に機械的に当てはめないでください。

判断例で整理

受領書に記載する内容	印紙税を考えるポイント
商品10台を受領した	物品の受け取りの証明のみ。通常は第17号文書ではない
販売代金10万円を現金で受領した	営業上の金銭受取書なら通常、第17号文書の検討が必要
商品10台の受領と同時に「代金受領済」と証明した	金銭受領の証明が含まれるため、書類全体の内容を確認
同内容を電子データのみで交付した	電子的な授受は一般に紙の課税文書の交付と異なる。紙の原本を別途交付する場合は再確認

実際の判断では、国税庁の課税文書に該当するかどうかの判断と、金銭又は有価証券の受取書、領収書を確認してください。

受領書は手書きでもよい？印鑑・電子データ・保管の注意点

手書きやExcel・Word・PDFで作成できる

受領書は必ず専用ソフトで作らなければならないわけではありません。手書き、Excel、Word、PDFなど、取引先が必要な内容を確認できる方式で作成することができます。

複数品目がある取引ではExcel、内容が固定された定型書式ではWordやPDFが使いやすいでしょう。取引先に指定のフォーマットがある場合はそれに従ってください。

押印・署名は必ず必要？

一般的な物品受領書に、法律上、一律で押印が必要と決められているわけではありません。ただし、契約条件や取引先の規程により、受領印・担当者の署名・電子署名を求められる場合があります。

署名や押印の有無だけでなく、誰が受領したか、納品書番号などと結び付けられるか、記録が後から確認できるかも重要です。

PDFやメールで送る場合のポイント

受領書を電子データでやり取りする場合は、送信日・宛先・対象品目・添付ファイルなどを含む記録を保管しておくと、後で確認しやすくなります。受領書として使うなら「受け取りました」の一文だけで済ませず、対象物や数量、受領日なども分かる形が望ましいでしょう。

なお、電子取引に該当する取引情報は、事業者の状況や法令上の要件に応じ、電子帳簿保存法に沿ったデータ保存が必要になります。紙に印刷しただけで常に保存義務を満たせるとは限りません。

受領書は何年間保管する？

税務関係の取引書類として保存する場合、法人の帳簿書類は原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間が目安となり、欠損金等が関係すると10年間となる場合もあります。個人事業主では書類の種類や申告区分によって保存期間が異なります。

ただし、あらゆる受領書に同じ期間が適用されるわけではありません。契約上の保存期間、取引の性質、税務上の区分などを確認しましょう。

受領書がない・紛失した・内容が違う場合の対処法

受領書を発行してもらえない場合

物品受領書について、あらゆる商取引で必ず発行しなければならないという一律の義務があるわけではありません。もっとも、契約や発注条件で受領書の提出が定められていれば、その約束に従う必要があります。

受領書を入手できないときは、納品書への受領サイン、納品管理システムの履歴、受け取り確認メール、配送記録など、何をいつ誰が受け取ったかを確認できる記録を残す方法を検討しましょう。

受領書を紛失した場合

まず取引先や社内の保管記録を確認し、残っている控え・PDFなどがないかを探します。再発行を依頼する場合は、二重に納品したと誤解されないよう、「再発行」「写し」などの表示や元の受領日・再発行日を明確にしておくとよいでしょう。

数量や品名が間違っている場合

誤りに気づいたら、関係者に連絡し、納品書・注文書・実際の物品と照らし合わせます。元の書類を無断で書き換えず、訂正版の発行や差異を記録したメールなど、後から修正の経緯が追える方法を取ると安心です。

商品に傷や不具合があった場合

受領したという記録と、品質に問題がないという判断を分けます。破損した外箱の写真、品番、数量、受領日時などを記録し、検品の結果に応じて取引先に連絡します。「荷受けのみ完了・検品未了」と明記しておけば、納品の受け取りと検収を混同するリスクを下げられます。

受領書についてよくある質問（FAQ）

Q1. 受領書とは簡単に言うと何ですか？

商品や書類などを確かに受け取ったことを記録・証明する書類です。一般的な物品受領書は受け取った側が作成します。

Q2. 受領書の読み方は？

「じゅりょうしょ」です。言葉の中心である「受領」は「じゅりょう」と読みます。

Q3. 受領書と領収書は同じですか？

同じではありません。物品受領書は商品などの受け取り、領収書は金銭などの受け取りを主に証明します。ただし、金銭の受取事実を証明する「金銭受領書」は領収書に近い機能を持ちます。

Q4. 受領書と納品書は両方必要ですか？

必ず両方作るとは限りません。納品書の控えに受領日・受領者の署名を記入して兼用する運用もあります。契約や取引先の指定を確認してください。

Q5. 受領書と検収書は兼用できますか？

契約・業務フローで認められ、記録内容が適切なら兼用する場合もあります。ただし、荷物を受け取っただけなのに品質・数量の検査完了と誤認させない記載が必要です。

Q6. 受領書は誰が書くのですか？

通常は物品を受け取った側です。実際の書式を納品側が準備し、受取人が内容を確認して署名する方式もあります。

Q7. 受領書を発行する義務はありますか？

一般的な物品受領書には、あらゆる取引に共通する一律の発行義務があるわけではありません。ただし、契約・発注条件・個別法令によって書類や受領確認が必要なケースはあります。

Q8. 受領書に印鑑は必須ですか？

通常は一律に必須ではありません。ただし、取引先や社内のルールが押印・署名を求める場合は従います。

Q9. 受領書を手書きで作成しても大丈夫ですか？

はい。必要な受領内容が正確に分かり、取引上の要件を満たしていれば、手書きの書類を使うこともできます。

Q10. 受領日と発行日が違ってもよいですか？

はい。たとえば月曜日に商品を受領し、火曜日に受領書を発行したなら、それぞれの事実に即した日付を記入します。

Q11. 受領書の「御中」と「様」はどう使い分けますか？

会社・部署を宛先にするときは「御中」、個人を指定するときは「様」が基本です。「株式会社〇〇御中 △△様」のように、同じ宛先を二重に敬称で呼ばないようにします。

Q12. 受領書に収入印紙はいくらから必要ですか？

物品を受け取った事実だけを示す通常の受領書には、原則として第17号文書の印紙税はかかりません。一方、営業上の売上代金など、金銭の受け取りを証明する紙の書類に該当する場合、5万円以上かどうかなどの基準で判断します。

Q13. メールで受領書を送ってもよいですか？

取引先が認めていれば、PDF添付や電子システムを使う方法があります。受領対象・受領日・受領者と、送受信履歴を確認できるようにします。必要な電子データ保存のルールも確認してください。

Q14. 受領書は商品を受け取ったらすぐ発行するのですか？

受領後すみやかに確認するのが実務上は分かりやすい方法ですが、契約で締切が定められている場合はそれに従います。未検品なら、その旨も記載しましょう。

Q15. 受領書と受領証には法律上の決まった違いがありますか？

一般的なビジネス書類としては名称が重なって使われる場合があります。書類の名称より、記載内容と契約で定めた役割が大切です。

Q16. 受領書があれば納品トラブルはすべて解決できますか？

いいえ。受領書は重要な記録ですが、品質・動作・不足分の扱いは別途確認が必要なことがあります。納品書、注文書、検査記録、写真、メールなども合わせて保管します。

まとめ：受領書では「受け取った事実」と「確認済みの範囲」を明確にする

受領書は、物品や書類などを受け取った事実を確認するための書類です。領収書は金銭の受け取り、納品書は納品内容の明細、検収書は検査・確認の結果を示すという違いがあります。

• 受領書：誰が・いつ・何を・いくつ受け取ったかを記録する
• 書き方：受領日、宛先、品名・数量、受領者、必要な備考を明確にする
• テンプレート：シンプル版・法人取引版・メール例を取引に合わせて活用する
• 受領と検収：未検品・破損・不足があれば、その状態を区別して書く
• 収入印紙：物品だけの受領書と金銭の受取書を混同せず、名称ではなく実際の内容で判断する

初めて受領書を作るときは、まずこの記事のテンプレートを基に、納品書や注文書に記載されている情報を正確に転記してみてください。何を受け取ったかと、どこまで確認したかを分けて記録することが、行き違いやトラブルを防ぐポイントです。

参考リンク・出典

• 国税庁「No.7100 課税文書に該当するかどうかの判断」（印紙税の判断基準）
• 国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」（第17号文書と税額）
• 国税庁「No.7124 消費税額等が区分記載された契約書等の記載金額」（消費税の記載と印紙税）
• 国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」（法人の書類保存）
• 国税庁「電子帳簿保存」（電子取引データの保存）
• Adobe「検収書とは？納品書・請求書との違いや書き方」（関連書類の役割）
• Adobe「受領書とは？領収書との違いや書き方、注意点を解説」（一般的な書式・実務）

※印紙税や書類の保管についての説明は、2026年10月時点で確認できる国税庁の案内を基にしています。実際の取引では記載内容・契約条件・業種などにより扱いが異なる場合があるため、判断に迷う場合は税務署・専門家や取引先に確認してください。