「新しい社内ルールを全社員に周知する」「会議の日程を関係者に通知する」。仕事や日常生活では、こうした表現を使う機会が数多くあります。
どちらも情報を相手に知らせることを表していますが、「周知」と「通知」には、どのような違いがあるのでしょうか。
例えば、会社が新しい就業規則について全社員に知らせる場合には「周知」、特定の社員に人事異動の内容を正式に知らせる場合には「通知」がよく使われます。
また、ビジネスメールで「関係者への周知をお願いします」と書く場合と、「関係者への通知をお願いします」と書く場合では、相手に求める行動も少し異なります。
「周知」は情報を広く知らせ、多くの人に知ってもらうこと、「通知」は特定の事項を相手に告げ知らせることです。
ただし、両者は完全に区別されるわけではありません。全社員に通知を送ることで、新しいルールの周知を図る場合もあります。
この記事では、「周知」と「通知」の意味やニュアンスを比較表で整理し、社内メール、就業規則、会議、学校、行政手続きなど、具体的な場面での使い分けを解説します。さらに、「共有」「連絡」「告知」「通達」との違いや、相手に情報を確実に伝えるための実践的な方法も紹介します。
- 結論｜「周知」は広く知ってもらうこと、「通知」は情報を告げ知らせること
- 【徹底比較】「周知」と「通知」の違いを一覧表で解説
- 「周知」とは？意味・特徴・正しい使い方
- 「通知」とは？意味・特徴・正しい使い方
- 社内メールでは「周知」と「通知」のどちらを使う？
- 「周知」と「通知」の例文を場面別に比較
- 「周知」と「共有」の違いとは？
- 「通知」と「通達」の違いとは？
- 「通知」と「連絡」の違いとは？
- 「周知」と「告知」の違いとは？
- 就業規則の「周知」とは？単に通知するだけでよい？
- 【実践】「周知」と「通知」を自然に使い分ける3つの判断基準
- ビジネスメールの例文｜周知を依頼する場合
- ビジネスメールの例文｜通知する場合
- 周知を徹底するために確認したい5つのポイント
- FAQ｜「周知」と「通知」に関するよくある質問
- まとめ｜「周知」は情報を広めること、「通知」は事項を知らせること
- 参考リンク
結論｜「周知」は広く知ってもらうこと、「通知」は情報を告げ知らせること
「周知」と「通知」は、どちらも情報を伝える場面で使用されますが、中心となる意味が異なります。
- 周知（しゅうち）：情報や事実などを広く知らせ、多くの人に知ってもらうこと。また、ある事柄が広く知れ渡っていること。
- 通知（つうち）：ある事項や決定などを相手に告げ知らせること。また、その知らせ自体。
例えば、会社で情報セキュリティに関する新しいルールを導入する場合を考えてみましょう。
そのルールを全社員に知らせ、内容を理解してもらいたい場合には、「新しいルールを全社員に周知する」という表現が自然です。
一方、情報セキュリティ研修の開催日時を参加予定者にメールで知らせる場合には、「研修の開催日時を通知する」と表現できます。
つまり、「周知」は情報を広く行き渡らせることに、「通知」は情報を相手に知らせる行為に重点があります。
ただし、「周知」は必ず不特定多数に対して行うものではありません。部署内の全員など、一定の範囲の人々を対象として周知する場合もあります。
また、「通知」も一人だけに送るものとは限りません。全社員に一斉通知する場合もあります。
両者を使い分ける際は、対象となる人数だけでなく、情報を広く知ってもらいたいのか、必要な事項を相手に知らせたいのかを考えることが重要です。
【徹底比較】「周知」と「通知」の違いを一覧表で解説
まずは、両者の意味や特徴、代表的な使用場面を比較表で確認しましょう。
| 比較項目 | 周知 | 通知 |
|---|---|---|
| 読み方 | しゅうち | つうち |
| 基本的な意味 | 広く知らせ、知れ渡らせること | 特定の事項を相手に告げ知らせること |
| 主な目的 | 必要な人々に情報を広く知ってもらう | 必要な情報や決定事項を相手に伝える |
| 重視する点 | 情報の広がりや認知 | 情報を知らせる行為や内容 |
| 対象となる人数 | 一定の集団や多くの人が中心 | 一人から多数まで |
| 伝達方法 | メール、掲示、説明会、社内サイトなど | メール、書面、アプリ、口頭など |
| 代表的な表現 | 社内周知、周知徹底、周知事項 | 通知書、一斉通知、通知メール |
| よく使う場面 | 新しいルールや制度の案内、注意喚起 | 会議日時、審査結果、決定事項の連絡 |
| 例文 | 新しい安全ルールを全社員に周知する。 | 研修の開催日時を参加者に通知する。 |
「周知」は情報が広く知られることを重視するため、「周知を図る」「周知を徹底する」といった表現が使われます。
一方、「通知」は相手に事項を知らせる行為を表すため、「通知を送る」「通知を受け取る」「通知書を発行する」といった表現が一般的です。
なお、同じ情報について、両方の言葉を使える場合もあります。
例えば、「全社員に研修日程を通知する」と「全社員に研修日程を周知する」は、どちらも自然な文章です。前者は日程を知らせる行為に、後者は日程を全社員に知ってもらうことに重点があります。
「周知」とは？意味・特徴・正しい使い方
「周知」の基本的な意味
「周知」は「しゅうち」と読み、広く知れ渡っていること、または広く知らせることを意味します。
「周」という漢字には、広く行き渡る、全体に及ぶといった意味があります。
そのため、「周知」には、単に情報を伝えるだけでなく、その情報を必要な人々に広く知ってもらうという意味合いがあります。
代表的な使い方には、次のようなものがあります。
- 新しい社内ルールを全社員に周知する。
- 避難経路の変更について関係者への周知を図る。
- 事故防止のため、安全上の注意事項を周知する。
- 新制度の内容を利用者に広く周知する。
- 会議で決定した事項を部署内に周知する。
これらの文章に共通するのは、ある情報を特定の集団や関係者に広く知らせることです。
「周知」には広く知られているという意味もある
「周知」は、自分から情報を知らせる行為だけでなく、すでに広く知られている状態を表す場合にも使われます。
例えば、「周知の事実」という表現です。
「周知の事実」とは、多くの人に広く知られている事実を意味します。
また、「皆様もご周知のとおり」という表現が使用されることもありますが、一般的には「皆様もご存じのとおり」などと言い換えた方が自然な場面もあります。
なお、相手が実際に知っているかどうか分からない場合には、「周知の事実です」と断定することは避けた方がよいでしょう。
「周知徹底」とは？
「周知」と一緒によく使用される言葉に、「周知徹底」があります。
周知徹底とは、ある情報を関係者に広く知らせ、隅々まで行き渡らせることです。
例えば、工場で新しい安全ルールを導入した場合、全従業員にルールを説明し、作業現場でも内容を確認できるようにする取り組みなどが考えられます。
このような場面では、次のように表現できます。
- 新しい安全基準の周知徹底を図る。
- 個人情報の取り扱いについて、従業員への周知を徹底する。
- 作業手順の変更について、関係部署への周知徹底を図る。
ただし、周知徹底という言葉を使うだけで、関係者全員が実際に理解したことになるわけではありません。
特に安全や品質に関わる重要な情報については、説明会の実施や理解度の確認など、具体的な取り組みが必要になる場合があります。
「通知」とは？意味・特徴・正しい使い方
「通知」の基本的な意味
「通知」は「つうち」と読み、ある事項や事実、決定などを相手に告げ知らせることを意味します。
また、その知らせ自体を「通知」と呼ぶ場合もあります。
例えば、次のような表現があります。
- 会議の開催日時を参加者に通知する。
- 試験の結果を受験者に通知する。
- 人事異動について本人に通知する。
- 申請結果の通知書を郵送する。
- スマートフォンに新着メッセージの通知が届く。
これらは、相手に何らかの情報を知らせるという点で共通しています。
「周知」と比較すると、情報を広く行き渡らせることよりも、具体的な事項を相手に伝える行為そのものに重点があります。
「通知」は一人にも多数にも使える
「通知」は、特定の一人だけに情報を伝える場合にも、多数の人に情報を伝える場合にも使用できます。
例えば、人事異動の内容を本人に知らせる場合は「人事異動を本人に通知する」と表現できます。
一方、全社員にシステムの停止予定を一斉メールで知らせる場合には、「システム停止について全社員に通知する」と表現できます。
つまり、「通知」は対象人数ではなく、情報を知らせるという行為を表す言葉です。
「通知」は知らせそのものを指す場合もある
「通知」には、情報を伝える行為だけでなく、届いた知らせやメッセージ自体を指す使い方もあります。
例えば、「通知が届く」「通知を確認する」「通知を削除する」などの表現です。
スマートフォンやパソコンでは、アプリから届くお知らせを「通知」と呼ぶことが一般的です。
一方、「周知が届く」「周知を削除する」といった表現は、一般的には不自然です。
情報を伝えるための個々のメッセージを指す場合には、「通知」を使うのが自然です。
社内メールでは「周知」と「通知」のどちらを使う？
ビジネスで特に迷いやすいのが、社内メールの件名や本文での使い分けです。
「周知」と「通知」は、どちらも社内メールで使用できますが、情報を伝える目的によって適切な表現が異なります。
全社員に新しいルールを知らせるなら「周知」
例えば、会社で新しい勤怠管理システムを導入し、全社員に新しい操作方法を知ってもらいたい場合を考えてみましょう。
この場合は、「新しい勤怠管理システムの利用方法を全社員に周知する」という表現が自然です。
メールの件名には、次のような表現が考えられます。
- 【社内周知】勤怠管理システム変更のお知らせ
- 【周知】新しい経費精算ルールについて
- 【全社員向け】情報セキュリティに関する注意事項の周知
ここでは、一人ひとりに個別の決定事項を伝えることよりも、対象となる社員全員に必要な情報を知ってもらうことが目的です。
特定の社員に決定事項を知らせるなら「通知」
一方、人事異動や研修への参加決定など、特定の社員に個別の情報を知らせる場合には、「通知」が自然です。
例えば、次のような件名が考えられます。
- 人事異動に関する通知
- 研修参加決定のお知らせ
- 資格取得支援制度の審査結果通知
- 契約更新に関する通知
この場合、特定の相手に対して、決定事項や必要な情報を正式に伝えることが中心です。
全社員に通知して周知を図る場合もある
「周知」と「通知」は、どちらか一方しか使えないわけではありません。
例えば、社内の情報セキュリティ規程が変更された場合、全社員に変更内容をメールで通知し、規程の周知を図ることができます。
この場合、メールを送るという行為は「通知」、規程の内容を全社員に広く知ってもらうという目的は「周知」です。
次のような文章も自然です。
「新しい情報セキュリティ規程について全社員に通知し、内容の周知徹底を図ります。」
両者の役割を理解しておくと、社内メールや業務報告で情報を正確に伝えやすくなります。
「周知」と「通知」の例文を場面別に比較
ここでは、同じ対象について「周知」と「通知」を使った場合の違いを紹介します。
| 場面 | 周知を使った例文 | 通知を使った例文 |
|---|---|---|
| 社内ルール | 新しい社内ルールを全社員に周知する。 | 新しい社内ルールの施行日を全社員に通知する。 |
| 会議 | 会議の開催予定を関係部署に周知する。 | 会議の開催日時を参加予定者に通知する。 |
| 人事 | 新しい人事制度の内容を社員に周知する。 | 人事異動の内容を対象者に通知する。 |
| 安全管理 | 事故防止のため、安全ルールの周知を徹底する。 | 事故発生に伴う作業停止を関係者に通知する。 |
| 学校 | 新しい校則を全生徒に周知する。 | 試験結果を各生徒に通知する。 |
| 行政 | 新制度の内容を住民に広く周知する。 | 申請の審査結果を申請者に通知する。 |
| システム | システム停止予定を利用者に周知する。 | システム停止日時を利用者にメールで通知する。 |
このように、情報の対象が同じでも、何を伝えたいのかによって自然な表現が変わります。
例えば、新しい制度について住民に広く知ってもらう場合は「周知」、その制度の申請結果を個別の申請者に知らせる場合は「通知」が適しています。
「周知」と「共有」の違いとは？
「周知」と混同しやすい言葉に「共有」があります。
ビジネスでは「情報を周知する」「情報を共有する」の両方が使用されますが、それぞれ重視する内容が異なります。
周知は情報を広く知ってもらうこと
「周知」は、ある情報を関係者に広く知らせることです。
例えば、新しい業務マニュアルが完成した際に、全社員にその内容を知らせる場合、「新しい業務マニュアルを全社員に周知する」と表現できます。
ここでは、対象となる社員に情報を行き渡らせることが目的です。
共有は同じ情報を関係者が持つこと
「共有」は、一つのものや情報などを複数の人が共同で持ったり、利用したりすることを意味します。
ビジネスでは、関係者が同じ情報を持ち、必要に応じて活用できる状態にすることを表す場合によく使われます。
例えば、「会議の議事録をプロジェクトメンバーと共有する」という表現です。
ここでは、議事録に記載された情報を関係者が共通して把握できるようにすることが目的です。
つまり、「周知」は情報を広く知らせること、「共有」は関係者が同じ情報を持つことに重点があります。
詳しくは、「共有」と「周知」の違いとビジネスでの使い分けで解説しています。
「通知」と「通達」の違いとは？
「通知」と似た言葉に「通達」があります。
どちらも情報を相手に知らせることを表しますが、「通達」は行政機関や組織内で使用されることが多い言葉です。
通知は広く情報を知らせる行為
「通知」は、ある事項や決定を相手に告げ知らせることです。
例えば、次のような表現があります。
- 会議の開催日時を通知する。
- 審査結果を通知する。
- 契約更新に関する通知を送る。
通知は、上司から部下への連絡だけでなく、個人間や企業間など、さまざまな関係で使用できます。
通達は上位機関から下位機関への指示などに使われる
一方、「通達」は、行政官庁などの上位機関が、その所管する下位機関などに指示や必要な事項を伝える場合に使用されます。
例えば、行政機関が所管する機関に対して、法令の運用方法などを知らせる場合があります。
企業でも、経営陣や本社から各部署・支店などに対して、重要な業務方針を伝える場合に「社長通達」「本社通達」などの表現が使われます。
ただし、行政機関が作成する文書については、文書の名称が「通知」であっても、組織内の指示などに関する内容を含む場合があります。
正式な行政文書では、一般的な日本語の意味だけでなく、該当する文書の名称や制度上の位置付けを確認することが重要です。
両者の詳しい違いは、「通知」と「通達」の違いと社内文書・行政での使い分けも参考になります。
「通知」と「連絡」の違いとは？
「通知」と「連絡」は、どちらも情報を伝えるときに使われます。
ただし、「連絡」は相手との間で情報を伝えたり、必要な事項を知らせ合ったりすることを幅広く表す言葉です。
連絡は日常的な情報のやり取りにも使える
例えば、「到着したら連絡してください」「会議の日程が決まったら連絡します」といった表現は、仕事でも日常生活でも自然に使用できます。
情報を伝える目的が正式な決定事項の告知でなくても使用できるため、幅広い場面で使えるのが特徴です。
通知は特定の事項を知らせることを明確にする
一方、「通知」は、ある事項や決定について、相手に知らせることを明確に表します。
例えば、「試験結果を通知します」という文章は、審査や試験の結果を相手に告げ知らせることを表しています。
これを「試験結果を連絡します」としても意味は通じますが、正式な結果を伝える文書などでは、「通知」の方が自然な場合があります。
ただし、すべての正式な連絡について「通知」を使う必要があるわけではありません。
組織内での情報のやり取りや、相手との関係性に応じて適切な言葉を選びましょう。
また、情報を相手に伝える「連絡」と、経過や結果を伝える「報告」の違いについては、「連絡」と「報告」の違いと仕事・メールでの使い分けで解説しています。
「周知」と「告知」の違いとは？
新商品やイベント、新しいサービスなどについて知らせる場合には、「周知」と「告知」の両方が使用されます。
ただし、一般的には、何を目的として情報を伝えるのかによって使い分けられます。
告知はある事柄を相手に知らせること
「告知」は、ある事柄を人に告げ知らせることです。
例えば、次のような表現があります。
- 新商品の発売日を告知する。
- イベントの開催を告知する。
- サービス終了について事前に告知する。
- 新店舗のオープンを告知する。
特に、イベントや新商品などについて、情報を公開する場合によく使われます。
周知は情報を広く行き渡らせること
一方、「周知」は、情報を必要な人々に広く知ってもらうことを重視します。
例えば、イベントの開催を告知した後、対象となる地域の住民にその情報を知ってもらうため、チラシやウェブサイトを使って周知を図ることができます。
この場合、イベントの開催を知らせる行為が「告知」、その情報を多くの人に知ってもらうための取り組みが「周知」です。
ただし、両者の意味には重なる部分もあり、「イベントを周知する」「イベントを告知する」のどちらも自然な場合があります。
就業規則の「周知」とは？単に通知するだけでよい？
「周知」という言葉は、労働基準法でも重要な意味を持ちます。
特に、会社の就業規則については、労働者への周知が法律上求められています。
就業規則は労働者に周知する必要がある
労働基準法第106条では、使用者は就業規則などについて、労働者に周知させなければならないことが定められています。
周知の方法についても、労働基準法施行規則などに規定があります。
例えば、就業規則を常時各作業場の見やすい場所に掲示したり、備え付けたりする方法などが定められています。
また、一定の条件を満たす場合には、電子的な方法による周知も認められています。
メールを一度送っただけでは十分とは限らない
例えば、会社が新しい就業規則を作成し、その内容を全社員にメールで通知したとします。
しかし、そのメールを一度送ったという事実だけで、必ず法律上の周知義務を満たしたことになるとは限りません。
就業規則の周知については、労働者がその内容を確認できる状態を確保することなど、法令で定められた方法や要件を満たす必要があります。
したがって、法律上の周知義務がある事項については、一般的な意味での「広く知らせること」と、法律上求められる手続きを区別することが重要です。
重要な社内ルールでは理解の確認も必要
法律上の周知義務とは別に、安全管理や情報セキュリティなど、従業員が正しく理解していなければ事故や問題につながる事項もあります。
このような場合には、メールで知らせるだけでなく、説明会や研修、理解度の確認などを実施することも考えられます。
特に、作業手順の変更や安全管理に関する重要なルールについては、必要な社員が実際に内容を理解し、適切に行動できるようにすることが重要です。
【実践】「周知」と「通知」を自然に使い分ける3つの判断基準
1. 情報を広く知ってもらうことが目的なら「周知」
ある情報を関係者や対象者に広く知らせ、認知してもらいたい場合には、「周知」が自然です。
例えば、次のような文章です。
- 新しい勤務ルールを全社員に周知する。
- 防災訓練の実施について地域住民への周知を図る。
- サービスの利用方法を対象者に広く周知する。
このような場面では、情報を伝える方法そのものよりも、必要な人々に情報を行き渡らせることが重要です。
2. 特定の事項や決定を知らせるなら「通知」
会議の日時、審査結果、人事異動など、具体的な事項や決定を相手に知らせる場合には、「通知」が適しています。
例えば、次のような文章です。
- 採用試験の結果を応募者に通知する。
- 人事異動の内容を対象者に通知する。
- 契約更新の結果を本人に通知する。
このような場面では、知らせる相手や内容が明確であることが重要です。
3. 両方が使える場合は、文章の目的に合わせて選ぶ
同じ事項について、「周知」と「通知」の両方が使える場合もあります。
例えば、「システム停止について全社員に通知する」と「システム停止について全社員に周知する」は、どちらも自然な表現です。
前者は、停止予定をメールなどで知らせるという行為に重点があります。
一方、後者は、停止予定について全社員に知ってもらい、業務への影響を避けるという目的を強調できます。
迷ったときは、知らせる行為を伝えたいのか、情報が必要な人々に行き渡ることを伝えたいのかを考えるとよいでしょう。
ビジネスメールの例文｜周知を依頼する場合
ここでは、部署内の社員に新しい業務ルールを知らせるよう依頼する場合のメール例文を紹介します。
件名：新しい業務ルールの周知について
各部署の責任者の皆様
お疲れさまです。
来月より、経費精算に関する新しい業務ルールを導入することとなりました。
つきましては、添付の資料をご確認のうえ、各部署の社員への周知をお願いいたします。
特に、申請期限と提出書類の変更については、業務上の影響が大きいため、対象となる社員に漏れなくお伝えくださいますようお願いいたします。
不明な点がございましたら、経理部までお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
この例文では、各部署の責任者を通じて、対象となる社員に新しい業務ルールを広く知らせることが目的です。
そのため、「通知」よりも「周知」が適しています。
ビジネスメールの例文｜通知する場合
次に、社員に会議の開催日時を知らせるメールの例文を紹介します。
件名：来月の部門会議開催日時のご通知
関係者各位
お疲れさまです。
来月の部門会議について、下記のとおり開催日時が決定しましたので、ご通知いたします。
日時：〇月〇日（〇）14時～15時
場所：本社会議室A
議題：来月の業務計画および進捗確認
ご確認のうえ、予定の調整をお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
この例文では、会議の日時や場所など、具体的な事項を関係者に知らせることが目的です。
そのため、「通知」という言葉が自然です。
ただし、日常的な社内メールでは、「会議開催のお知らせ」「会議日程のご案内」など、柔らかい表現を使用しても問題ありません。
周知を徹底するために確認したい5つのポイント
周知が必要な情報を伝える場合、メールを送信しただけで目的が達成されたとは限りません。
特に、業務ルールの変更や安全管理など、関係者が正しく理解する必要のある情報については、伝え方を工夫することが重要です。
1. 周知する対象を明確にする
最初に、誰に情報を伝える必要があるのかを整理しましょう。
例えば、全社員が対象なのか、特定の部署だけが対象なのかによって、適切な周知方法は異なります。
対象が不明確なままメールを送ると、必要な人に情報が届かなかったり、関係のない人に大量の情報が届いたりする場合があります。
2. 何を理解してほしいのかを明確にする
次に、伝える情報の中で、特に重要な点を整理しましょう。
例えば、業務手順が変更された場合には、変更された内容、適用開始日、対象となる業務、問い合わせ先などを明確にします。
単に資料を添付するだけでなく、重要な変更点をメール本文にも記載すると、受信者が内容を把握しやすくなります。
3. 複数の方法を組み合わせる
情報の重要性や対象者によっては、メールだけでなく、社内掲示板や説明会などを組み合わせることも有効です。
例えば、工場の安全ルールを変更する場合、メールで知らせるだけでなく、朝礼で説明したり、作業場所に新しい手順を掲示したりする方法が考えられます。
4. 必要に応じて理解度を確認する
重要なルールについては、情報を受け取ったことと、内容を理解したことを区別する必要があります。
例えば、新しい業務システムの操作方法について、社員に資料を送るだけでなく、実際の操作研修を行う方法もあります。
安全や品質に関わる事項では、必要に応じて理解度テストや現場での確認を実施することも考えられます。
5. 情報を後から確認できるようにする
一度周知した内容について、社員が後から確認できる状態を整えておくことも重要です。
例えば、社内ポータルサイトに最新の業務マニュアルを掲載したり、よくある質問をまとめたりする方法があります。
特に、業務ルールが頻繁に変更される場合には、古い資料が残っていることで混乱が生じる可能性があります。
最新版を明確にし、必要な人がいつでも確認できるようにするとよいでしょう。
FAQ｜「周知」と「通知」に関するよくある質問
Q1. 「周知」と「通知」は同じ意味ですか？
どちらも情報を知らせることを表しますが、意味は異なります。「周知」は情報を広く知らせ、多くの人に知ってもらうことです。一方、「通知」は特定の事項や決定などを相手に告げ知らせることを意味します。
Q2. 「周知」は一人だけを対象にしても使えますか？
「周知」は情報を広く知らせるという意味を持つため、通常は一定の集団や複数の人々を対象とする場合に適しています。特定の一人だけに情報を知らせる場合には、「通知」「連絡」「お知らせ」などを使う方が自然なことが多いでしょう。
Q3. 「全社員に通知する」と「全社員に周知する」はどちらが正しいですか？
どちらも正しい表現です。「全社員に通知する」は、全社員に情報を告げ知らせる行為を表します。一方、「全社員に周知する」は、その情報を全社員に広く知ってもらうことに重点があります。
Q4. 「周知徹底」とはどういう意味ですか？
ある情報を関係者に広く知らせ、隅々まで行き渡らせることです。例えば、新しい安全ルールを全従業員に説明し、必要に応じて掲示や研修などを実施する取り組みを「安全ルールの周知徹底」と表現できます。
Q5. 「ご周知ください」という表現は正しいですか？
意味は通じますが、相手に情報を広めてもらいたい場合には、「関係者への周知をお願いいたします」「部署内への周知をお願いいたします」などと表現すると、依頼内容がより明確になります。相手自身に知ってほしいだけなら、「ご確認ください」などの方が自然な場合もあります。
Q6. 「通知」と「通達」はどう違いますか？
「通知」は、特定の事項を相手に告げ知らせることです。一方、「通達」は、行政官庁などの上位機関が下位機関に指示や必要事項を伝える場合などに使用されます。ただし、行政機関では「通知」という名称の文書が、組織内の指示などに関する内容を含む場合もあります。
Q7. 「周知」と「共有」はどちらを使うべきですか？
情報を関係者に広く知らせたい場合には「周知」が適しています。一方、関係者が同じ情報を持ち、必要に応じて利用できるようにする場合には「共有」が自然です。ただし、実際の業務では両方の目的が重なる場合もあります。
Q8. 「周知メール」と「通知メール」の違いは何ですか？
「周知メール」は、ある情報を対象者に広く知ってもらうためのメールを指す場合に使われます。一方、「通知メール」は、特定の事項や決定などを知らせるメールを指します。ただし、会社やシステムによって名称が異なる場合もあります。
Q9. 就業規則はメールで通知すれば周知したことになりますか？
メールを送信しただけで、必ず法律上の周知義務を満たすとは限りません。就業規則の周知については、労働基準法などで定められた方法や要件を満たす必要があります。電子的な方法を利用する場合も、労働者が内容を確認できる状態を確保するなど、法令上の条件を確認しましょう。
Q10. スマートフォンの「通知」を「周知」と呼ぶことはできますか？
通常は不自然です。スマートフォンやアプリから届く個々のお知らせは、「通知」と呼ぶのが一般的です。「周知」は、情報を多くの人に広く知ってもらうことを意味するため、アプリから届く個々のメッセージを指す言葉としては適していません。
まとめ｜「周知」は情報を広めること、「通知」は事項を知らせること
「周知」と「通知」は、どちらも情報を伝える場面で使用されますが、中心となる意味が異なります。
- 周知：情報を広く知らせ、多くの人に知ってもらうこと。また、ある事柄が広く知られていること。社内ルールの変更や新制度の案内、安全管理などの場面でよく使われる。
- 通知：特定の事項や決定などを相手に告げ知らせること。また、その知らせ自体。会議の日時、審査結果、人事異動などを伝える場合によく使われる。
例えば、新しい社内ルールを全社員に広く知らせる場合には「周知」、人事異動の内容を対象となる社員に知らせる場合には「通知」が自然です。
ただし、全社員に通知することで新しいルールの周知を図る場合もあるため、両者は完全に独立した行為ではありません。
また、安全管理や就業規則など、情報を確実に伝える必要がある場合には、単にメールを送るだけでなく、対象者が内容を確認できる方法や、必要に応じた理解度の確認なども重要になります。
迷ったときは、情報を広く知ってもらうことが目的なのか、特定の事項を相手に知らせることが目的なのかを考えると、適切な表現を選びやすくなります。
